Algemene Ledenvergadering TPV De Doordraaiers
Datum: maandag 27 maart 2023
Tijd: aanvang 20.00 uur
Verslaglegger: Gerco Wicherson
Welkom en opening
Patrick Stoof opent de vergadering en heet allen namens het bestuur van harte welkom. Als bijlage is de presentielijst bijgevoegd.
Mededelingen vanuit bestuur
Aftreding Ted Elbertse; Ted is vorig jaar als bestuurslid afgetreden. Omdat er geen opvolger was gevonden, heeft hij nog één jaar zijn werkzaamheden voortgezet als voormalig bestuurslid. Per vandaag treedt Ted werkelijk af, hoewel er nog steeds geen vervangend bestuurslid is.
Vanwege zijn verdiensten voor de club stelt het bestuur voor Ted Elbertse te benoemen tot lid van verdienste. Hierover wordt gestemd waarbij de ALV akkoord is.
Ted dankt allen voor hun steun. Door al die steun heeft Ted zijn rol ook werkelijk zo goed kunnen invullen.
Herbenoeming bestuursleden volgens statuten (voorzitter)
Volgens het rooster van aftreden is de functie van voorzitter aan de beurt. Patrick Stoof en Sjoerd Gronsveld, die beiden en gezamenlijk sinds vorig jaar de functie van voorzitter invullen, willen dat iig nog 1 jaar doen; de normale termijn na herbenoeming is 3 jaar. Het kost Patrick en Sjoerd veel tijd, waarbij zij eerlijk willen zijn richting de ALV dat zij in ieder geval nog 1 jaar door willen gaan in deze functie. Volgend jaar zullen zij aangeven of zij de functie van voorzitter willen voortzetten. Reden dat zij zich voor deze kortere periode aan deze functie verbinden, is de tijd die het voorzitterschap kost in relatie tot hun werk en privéleven. Tijdens de vergadering is geen bezwaar gemaakt tegen dit voorstel.
Aankondiging vertrek Penningmeester & Ondersteunend Penningmeester
De functie van penningmeester, die wordt ingevuld door Wouter Alberda, is volgend jaar aan de beurt volgens het rooster van aftreden. Wouter geeft nu al aan dat hij volgend jaar niet herkiesbaar is. Wouter vervult deze functie samen met Mariska die ook aangeeft volgend jaar te zullen stoppen.
Wim van Dam maakt zich zorgen dat 2 leden van het DB volgend jaar mogelijk vertrekken. Dat is inderdaad zo, maar ook de realiteit, zie ook het gebrek aan opvolging van Ted. Er zijn geen leden gevonden die het bestuur willen aanvullen en voor continuïteit kunnen zorgen.
Gerco Wicherson (bestuurslid padel) geeft ook aan dat hij zich zorgen maakt over de ontwikkelingen en vooral dat het bestuur al lange tijd geen nieuwe bestuursleden kan vinden (bijvoorbeeld in plaats van Ted). Dit kan voor de toekomst en de continuïteit van de vereniging zorgelijk zijn. Gerco geeft ook aan dat er met de huidige omvang van de vereniging best meer bestuursleden kunnen zijn. Gerco geeft aan het fijn zou zijn als er meer bestuursleden zouden zijn om daarmee ook de taken beter te verdelen.
Het besturen van deze vereniging is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leden.
Christine Lambers stelt voor dat bij het aanmelden van leden aangeven gevraagd kan worden welke taken zij voor de club zouden kunnen doen. Dit is een goed idee wat het bestuur zal oppakken, maar is niet de 100% oplossing voor het probleem, het geeft onder andere geen inzicht in deze informatie over de bestaande leden.
Eindconclusie is dat werving van bestuursleden een duidelijk aandachtspunt zal worden voor dit kalenderjaar.
3. Vaststelling verslag ALV voorjaar 2022 (30 maart 2022)
Geen vragen en opmerkingen. Verslag is hiermee vastgesteld.
4. Jaarverslagen commissies
Co Hoonhoud heeft enkele vragen over dit jaarverslag. Hij begint dat hij veel goede dingen ziet die binnen de club gebeuren. Ook dat er veel vrijwilligers zijn en dat is mooi voor onze vereniging. Het is fijn dat wij dat met z’n allen kunnen doen.
Er zijn echter ook zaken die hij liever niet zou zien, maar die door het bestuur goed worden opgepakt. Bijvoorbeeld het invoeren van boetes bij niet op komen dagen voor bardienst. Jammer dat het noodzakelijk is, maar zo wordt er in ieder geval voor gezorgd dat het niet nakomen van afspraken wordt aangepakt.
Ook constateert hij dat de tennisbanen 1 en 2 snel te nat zijn als het regent. Enkele jaren geleden was dit al een probleem en het aanpakken van dit probleem staat nu niet meer als actie om op te pakken. Hij stelt dat dit toch moet worden opgepakt. Het bestuur zal dit opnemen met de baancommissie.
Dit jaar bestaan wij als vereniging 55 jaar. Goed om dat te vieren in de huidige fase waarin wij zitten. Dit onderwerp is nu niet opgenomen in de begroting. Bestuur geeft aan dat wij dit zeker wel willen gaan vieren.
Co constateert ook een discrepantie tussen het verslag van de sponsorcommissie en dat van de penningmeester. De sponsorcommissie geeft aan dat de begroting is gehaald en de penningmeester geeft aan dat die niet bereikt is. Hier zit een communicatie-error. Dit gaat het bestuur uitzoeken.
Wat Co niet snapt is dat het Padeltoernooi P500 zo verliesgevend was; dit bedroeg een kostenpost van € 2.500. Probleem was dat de sponsor afhaakte zonder dat voldoende was vastgelegd welke verplichting hij had. Hier zijn wij als organisatie te voortvarend mee omgegaan en dit is voor het bestuur een leerpunt. Na eerst goede afspraken te hebben gemaakt, hoorden wij daarna niets meer van die sponsor. Dit hebben wij niet adequaat opgepakt en te laat hebben wij dit met de KNLTB kortgesloten, waarbij het 2 weken van tevoren niet meer mogelijk was het toernooi te cancelen. Binnen het bestuur is toen de beslissing genomen het toernooi door te laten gaan, maar vooralsnog niet nogmaals een P500 toernooi te organiseren.
5. Jaarverslag 2022 bestuur
Co Hoonhoud vraagt wat wordt bedoeld met dat de blaashal achterblijft bij de verwachtingen omdat minder leden gebruik maken van de hal en dat er minder verhuur van padelbanen plaatsvindt waardoor er minder inkomsten zijn. Dit klopt beide wel, maar hier is een stuk tekst in het jaarverslag weggevallen. In de vergadering wordt dit toegelicht.
Ook ziet hij in de optelling van het aantal lidmaatschappen van in totaal 868 leden en geen 1.001 leden zoals later is aangegeven. Verschil is te verklaren doordat jeugdleden in de eerste optelling niet zijn opgenomen.
Er zijn 600 padelleden waarbij die bezetting leidt tot onvrede bij plannen van banen op primetime. Uitgangspunt bij aanleg van de nieuwe banen was 525 padelleden. In het bestuur hebben wij besloten 550 leden toe te laten waarbij combileden voor 50% meetellen (dit zijn 100 leden); dit zorgt voor “550 leden”. Hierdoor hebben wij 25 leden meer dan dat vorig jaar in de ALV is besloten. Dit hogere aantal leden is het bestuur overkomen vanwege de snelle groei van het aantal leden. Verwachting m.b.t. het aantal leden was dat het maximum aantal leden pas na 3 jaar zou worden bereikt. Binnen een half jaar was het maximum aantal leden echter al bereikt. Toen heeft het bestuur een ledenstop ingevoerd waarbij er toen al bijna 550 padelleden waren.
De vergadering besluit na stemming dat wij, via natuurlijk verloop, terug moeten naar de 525 leden zoals in de business case voor de bouw van banen 5/8 is beschreven.
Aangegeven wordt dat er altijd 2 banen vrij gehouden zouden worden voor vrij spelen, ook tijdens de competitie. Nu vinden enkele leden het vervelend dat zij tijdens de competitie niet vrij kunnen spelen omdat er geen banen voor hen worden vrijgehouden. Andere aanwezigen vinden dat wel meevallen. Er is niet voldoende draagvlak binnen de ALV om altijd 2 banen vrij te houden tijdens de competitie. Het bestuur ziet dit daarom ook niet als iets wenselijks.
6. Financieel verslag 2022 en verantwoording gevolgd door verslag kascommissie, eventuele decharge penningmeester
Wouter presenteerde een aantal highlights uit de vooraf toegestuurde stukken:
Nieuwe padelbanen aangelegd met subsidie en vooral gefinancierd door obligaties.
Blaashal vervangen met verlichting. De verlichting is later door het bestuur aan het project toegevoegd omdat dat gezien de financiële situatie van de club toen mogelijk was en dat een besparing in de stroomkosten met zich mee zou brengen. Aanleg heeft plaatsgevonden met subsidie.
Tennisbanen 3 t/m 5 hebben groot onderhoud gehad.
Gespaard voor duurzaamheidsproject en voor een veranda, 2x € 20K.
Veel meer contributie ontvangen door snelle groei van het aantal padelleden.
Herstel inkomsten van de kantine na enkele Coronajaren, nu ruim € 80K omzet.
Padelbaan verhuur heeft minder opgeleverd omdat de verhuurcapaciteit verlaagd is omdat zich veel meer padelleden aanmelden. Eigenlijk was verhuur een verdienmodel totdat er voldoende leden zouden zijn. Dat aantal leden was er eerder zodat verhuur niet meer nodig is. Bestuur vindt het belangrijker dat onze leden kunnen spelen dan dat wij banen verhuren.
Blaashal: inkomsten blijven iets achter. Omdat inkomsten uit lidmaatschap van winterleden hier niet als inkomsten zijn benoemd maar bij de contributie inkomsten zijn opgenomen. De winterleden leveren wel degelijk inkomsten op en betreffen circa 100 leden. Het één compenseert het ander.
Energiekosten zijn hoog vanwege hoge tarieven. Kosten zijn wel binnen de begroting. Zuur is dat wij in 2021 meer betalen maar minder verbruiken.
Verzoek om een aantal mensen uit te laten zoeken wat de mogelijkheden zijn om kosten m.b.t. energie te besparen. Er hebben zich drie mensen aangemeld om dat uit te zoeken (Co Hoonhoud, Herman Kraaij en Judith de Vries). Hiervoor is reeds een businesscase gemaakt die met hen zal worden besproken.
Co Hoonhoud geeft aan dat wij niet alleen naar de balans moeten kijken, maar ook naar de cashflow. Op basis van een cashflow begroting is er beter inzichtelijk welke budgetten beschikbaar zijn. Co wil Wouter helpen dit op te zetten.
Begrotingsoverschot van ruim € 14K.
Wim van Es en Kees de Wit waren de leden van de kascommissie. Zij vinden het een nette financiële administratie waarin geen onrechtmatigheden zijn gevonden.
Penningmeester krijgt decharge van de ALV.
Voor de kascommissie van volgend jaar treedt Wim van Es af. Kees de Wit blijft volgend jaar de kascontrole doen en dan samen met Co Hoonhoud.
7. Voorstel uitbreiding clubhuis
N.a.v. de vraag van het bestuur aan een commissie om dit te onderzoeken hebben Hans Derks, Ted Elbertse, Wim van Es en Herman Kraaij deze klus op zich genomen. De behoefte voor het uitbreiden van het clubhuis is ontstaan door onder andere een tekort aan ruimte tijdens de vrijdagavondcompetitie en ook tijdens toernooien. Voorheen waren er 12 tennisbanen; nu zijn dat in totaal 16 banen (8 padel en 8 tennis), zijn er meer teams en is er dus meer volk op de club. Ook zijn er veel meer teams die thuis spelen tijdens competities. Dit zorgt voor een tekort aan zitplaatsen in de kantine.
Herman geeft namens de commissie een presentatie waarbij verschillende opties zijn bekeken voor uitbreiding van het clubhuis van luifels tot uitbouwen; uitbouw leek te duur en is onvoldoende meegenomen in de uitwerking.
Er zijn vier aanbiedingen voor een overkapping ontvangen. Eén voldoet aan alle uitgangspunten. Dat is een uitschuifbare overkapping van doek in een aluminium frame. De kosten hiervan bedragen circa € 200.000, waarbij die overkapping aan twee zijden van het clubhuis ter plaatse van het terras aanwezig is. In de vergadering wordt een film getoond waarin de overkapping wordt getoond. Deze heeft een verwachte levensduur van 15 jaar. De vloer van het terras blijft hierbij gehandhaafd, maar de platanen zullen wel moeten wijken. De overkapping is modulair aan te leggen, waarbij het dus mogelijk is dat in delen te realiseren.
Voorstel voor een andere opstelling van tafels in de kantine wat meer ruimte op zou leveren haalt het niet. Dit in plaats van de uitbouw.
Bestuur spreekt haar waardering uit voor het werk dat de commissie heeft verricht. Vervolgens vindt een inhoudelijke discussie plaats binnen de ALV. De hoofdpunten daaruit:
Bedrag voor realisatie is hoger dan het bestuur vooraf had bedacht en bij de vorige ALV is gecommuniceerd. Toen was het idee dat wij voor € 13K een veranda zouden kunnen bouwen, dan samen met het gespaarde geld van € 20K.
Gezien de kosten voor een overkapping wordt aangegeven dat het niet gepast is hiervoor een lening in welke vorm dan ook voor uit te schrijven zoals bijvoorbeeld bij padel. Een overkapping heeft geen verdienmodel zodat financiering uit eigen vermogen het meest realistisch is. Dat geld is nu niet beschikbaar. Hiervoor zouden wij conform de huidige begroting minimaal 3 à 4 jaar moeten sparen voordat wij dat kunnen betalen. Willen wij dit?
Voorstel is om dit voorjaar te ervaren hoe druk het is en dan gaan bekijken hoe het gaat, welke problemen er zijn en hoe dat zou kunnen worden opgelost. De oplossing met tenten zoals tijdens de open toernooien kan hier ook gebruikt worden.
Stef Rigaux is verbaasd dat het clubhuis nu te klein is voor 1000 leden als we er ooit 1200 hadden. Verklaring hiervoor kent een aantal onderdelen:
Destijds bestond er geen vrijdagavondcompetitie (momenteel het drukste moment).
We zijn van 12 tennisbanen naar een totaal van 16 banen gegaan en de belangstelling voor padelcompetitie is groot.
Wim van Es vraagt waarom er zoveel teams zijn op vrijdag; daar valt op te sturen door bij de aanmelding een maximum aantal tennis- en padelteams op te nemen. Voor de voorjaarscompetitie is dat niet meer mogelijk, maar voor de najaarscompetities is dat een optie. Of mogelijk grotere teams. Bestuur zal met de VCL’s en betrokken commissies het gesprek aangaan om het aantal competitieteams af te stemmen op de capaciteit, zowel van de banen als het clubhuis.
De vergadering vraagt aan het bestuur de komende maanden te onderzoeken welke modulaire oplossingen er zijn op basis van de opties die de commissie heeft voorgedragen; bijvoorbeeld een modulaire aanpak van realisatie van een overkapping. Dit gaat het bestuur onderzoeken. Daarnaast is het voorstel aan het bestuur ook te kijken naar een vaste uitbouw. In het voortraject is deze optie mogelijk te snel afgewezen in de veronderstelling dat deze uitbouw duurder zou zijn dan de overkapping. Was dit eerder duidelijk geweest, dan was de optie van een vaste uitbouw een belangrijker onderdeel van het onderzoek geweest. Daarnaast moet een plan worden gemaakt om de cashflow beter in beeld te brengen. De ALV vraagt het bestuur om hier snel actie in te nemen.
8. Begroting 2023 en meerjarige investeringen
Voor duurzaamheid is nu € 20K beschikbaar. Investeren in duurzaamheid kan deels worden gezien als een verdienmodel omdat daarmee kan worden bespaard op kosten. Daarnaast zijn hiervoor subsidies mogelijk en goedkopere leningen voor investeringen op dit gebied.
In de vergadering wordt als optie genoemd om kleinere windmolens (wokkels) te plaatsen. Door het bestuur wordt aangegeven dat een commissie zich hiermee bezig gaat houden om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om te besparen en/of te investeren in duurzaamheid. Deze optie van windmolens zal worden meegenomen. Wouter geeft aan dat wij ons ook gaan inschrijven voor een subsidie voor energiekosten.
Daarnaast wordt in de begroting aangegeven dat inkomsten vanuit de contributie veel hoger worden dan verwacht; dit is inclusief afkoop van bardiensten.
Er wordt een stijgende lijn in omzet van de kantine verwacht.
Verder is de begroting te zien in de sheets van Wouter die ook vooraf zijn gedeeld.
Arend Tibbe stelt voor de kosten voor het winterlidmaatschap te verhogen. Hier is binnen de ALV niet veel draagvlak voor en het is nu ook te laat om dit in stemming te brengen. Dit had eerder gecommuniceerd moeten worden. Wij laten de contributie dit jaar zo.
9. Uitloting obligaties
Wouter toont de nummers van de uitgelote obligaties. De eigenaren krijgen hiervan bericht.
Co Hoonhoud stel als optie voor om de cashflow van de vereniging te vergroten door aan uitgelote mensen te vragen of zij hun obligatie in plaats van te verzilveren, voor de vereniging beschikbaar willen houden voor bijvoorbeeld een rentepercentage van b.v. 3,5%. Het bestuur gaat hierover nadenken.
10. Ingezonden ledenverzoek door Stef Rigaux - Voorstel starten onderzoek haalbaarheid overkapt padellen
Verzoek is om te mogen onderzoeken of het zinvol is overdekte padelbanen te realiseren op ons park. Voordeel is dan dat meer leden bij ons blijven spelen in plaats van dat zij soms uitwijken naar Sport Centrum Houten (SCH); naar verwachting zijn dat zo’n 100 leden. Bij het uit te voeren onderzoek dienen in ieder geval de volgende zaken te worden meegenomen:
- Wat zijn de effecten hiervan voor onze vereniging?
- Bij dit onderzoek staan alle opties open waar die banen zouden moeten komen, of er nieuwe banen bij moeten komen of dat bestaande banen moeten worden overkapt.
- Gevraagd wordt of bij een dergelijke hal er ook een vaste bezetting van de bar moeten komen die de verhuur in goede banen moet leiden; dit met het risico dat barprijzen omhoog gaan. Ook dit soort aspecten moeten in het onderzoek worden meegenomen.
- Opgemerkt wordt dat wij als club al tegen de grenzen aanlopen wat wij aankunnen; wij zijn een club met, van en door vrijwilligers en hoe willen wij in de toekomst zijn? Dit is inderdaad ook een vraag om mee te nemen.
- Ook meenemen welke regionale ontwikkelingen er zijn m.b.t. de groei van het aantal banen en wat daarvan het effect is op onze businesscase.
Omdat de discussie raakt aan ledengroei in het algemeen, geeft Patrick aan dat ledengroei rond het uitroepen van de ledenstop is besproken. Het bestuur is unaniem van mening dat verdere groei op dit moment niet wenselijk is. Enerzijds omdat we zien dat de druk op de organisatie hoog is, anderzijds is er gezien onze financiële situatie geen noodzaak.
Stemming 23 voor, 18 tegen, 6 onthoudingen. Voorstel aangenomen om te gaan onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor overdekte padelbanen.
De commissie bestaat uit: Co Hoonhoud, Wim van Dam, Arend Tibbe, Harry van Emmerik, Stef Rigaux en Ruud Erckens.
11. Rondvraag en sluiting
Fietsen worden gestald onder bordje “niet stallen”. Is er een mogelijkheid om de fietsen in de fietsenstalling te krijgen? Oplossing is elkaar erop aanspreken en/of betere fietsenrekken. Geen besluit over genomen.
Duurzaamheid: in de vorige vergadering is dit aan de orde geweest en zou dit worden onderzocht. Herman Kraaij, Co Hoonhoud, Arend Tibbe, Hiltje Frederiks en Judith de Vries willen dit gaan doen. Zie ook eerder in het verslag.
Marc Sauer informeert naar de regels voor verlichting ná 23 uur. Antwoord is dat de gemeente toestaat dat wij 12x/j de verlichting langer aan houden. Dit moet schriftelijk worden bijgehouden. Omdat onduidelijk is hoe deze regels worden toegepast, zal het bestuur hiervoor beleid opstellen. NB: met het aantal competitiedagen in een jaar, de open toernooien en clubkampioenschappen is duidelijk dat 12 overschrijdingen een aantal is waar spaarzaam mee moet worden omgegaan.
Na behandeling van deze vragen wordt de vergadering kort na 22:00 uur door Patrick Stoof gesloten.
